Datasäkerhet

Information om integritetspolicy och datasäkerhet i Förenade Service.

Forenede Service AB, 556555-5272 Höjdrodergatan 19, 212 39 Malmö (”Förenade Service”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”) är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter. Det är viktigt för oss att din integritet skyddas och respekteras när du använder Förenade Services tjänster oavsett i vilken form detta görs i.

Integritetspolicyn innehåller information om vilka personuppgifter vi samlar in om dig, varför vi samlar in dem och hur vi använder dem. Den förklarar också hur du kan utöva dina rättigheter.
Vi ber att du läser denna integritetspolicy noga så att du känner till innehållet i den. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta oss via kontaktuppgifterna längst ner i policyn.

Vilka personuppgifter vi samlar in beror på omständigheterna och vilken form av tjänst/anställning du har/använder, men kan utgöras av följande:

• Personuppgifter som du själv väljer att ge oss
• Namn, e-postadress, telefonnummer och adress
• Kön
• Födelsedatum
• Nationalitet
• Information som vi ber dig lämna när du anmäler ett klagomål
• Annan information som du lämnar när du på något sätt är användare/brukare av våra tjänster
• Kontouppgifter/bank för löneutbetalning/mottagning av medel vi administrerar som del i den tjänst du har i Förenade Service

Användargenererade personuppgifter

Uppgifter om din person kan komma att registreras löpande utifrån verksamhet och individ, behov, lag ex; journalföring, och annat som avkrävs för att möta de skyldigheter som avkrävs genom avtal, lagar eller annat påkallat från exempelvis myndigheter.
Känsliga uppgifter
Vissa personuppgifter av känslig natur krävs dock ibland att vi registrerar för att kunna möta de krav beställare/uppdragsgivare/brukare/boende eller på annat sätt nyttjare av Förenade Service tjänster kräver i enlighet med de avtal vi lyder under. De kan också vara en del i hur vi utför en tjänst.

Insamling och registrering av dylika uppgifter sker aldrig utan ditt uttryckliga samtycke och att du givits information om denna behandling, syftet med denna och vart denna information lagras.

Vi kan också behandla dina personuppgifter om det är nödvändigt för att vi ska kunna uppfylla en rättslig förpliktelse eller ett myndighetsbeslut.
Vilken rättslig grund i dataskyddsförordningen åberopar vi som stöd för vår personuppgiftsbehandling?
Den personuppgiftsbehandling som sker för de ändamål som beskrivs i
– punkt (A) är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig,
– punkt (B) är nödvändig för våra berättigade intressen att utveckla, hantera, skydda verksamheten.
– punkt (C) är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller ett myndighetsbeslut.
För A) och B) hänvisar vi även samtycke som laglig grund. Hur detta återkallas när det givits ser du under ”hur får du tillgång till dina uppgifter”
Har du en obligatorisk skyldighet att lämna dina personuppgifter?
När vi ber dig om personuppgifter rör det sig om personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster eller utföra vår plikt som arbetsgivare eller utförare etc. (på grund av lag, avtal eller administrativa, tekniska eller andra skäl).

Vem kan vi lämna ut dina uppgifter till?

Överföring av uppgifter inom vår koncern;
Vi kan lämna ut dina personuppgifter till andra bolag i Förenade Service koncern om detta krävs för administrativa ändamål eller för att vi ska kunna uppfylla krav i våra tjänster till dig. Alla bolag i Förenade Services koncern som ges tillgång till dina personuppgifter lyder under samma regelverk och agerar i enlighet med denna policy.
Tredje parter för säkerhetsändamål eller andra berättigade ändamål.

Vi kan också lämna ut personuppgifter till tredje parter om vi har skälig anledning att tro att detta är nödvändigt:

• För att skydda våra rättigheter eller tillgångar som tillhör oss eller våra kunders eller anställdas säkerhet
• För att framställa eller försvara oss mot klagomål eller rättsanspråk i domstol
• För att uppfylla giltiga rättsliga förpliktelser som att svara på stämningsansökningar, fullgöra domstolsförelägganden eller efterkomma tillstånd till husrannsakan och i övrigt såsom tillåts enligt lag
• Till utomstående revisorer och tillsynsmyndigheter

Var behandlar vi dina personuppgifter?

De personuppgifter vi samlar in från dig kan överföras till och lagras hos olika kommuner, landsting eller myndigheter. De kan också komma att sparas hos de olika leverantörerna av It-infrastruktur och annat teknisk struktur såsom exempelvis Microsoft Europe (Office 365).
Lokala servrar, kassaskåp ute på olika verksamheter är också förekommande.

Tredjepartsleverantörer

Vi kan anlita/samarbeta med tredjepartsleverantörer för att utföra tjänster åt oss, såsom att tillhandahålla infrastruktur, tillhandahålla administrativt stöd och IT-tjänster (exempelvis datalagring), tillhandahålla tjänster till våra kunder.

Tredjepartsleverantörerna har tillgång till dina personuppgifter när de utför dessa tjänster, men har endast rätt att behandla dem på våra vägnar och i enlighet med våra instruktioner vilket är reglerat genom personbiträdesavtal.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar bara dina personuppgifter så länge som det krävs för de ändamål som beskrivs ovan under rubriken ”Varför behandlar vi dina personuppgifter?”

Vi raderar dem sedan på ett säkert sätt eller, i vissa fall, anonymiserar dem/alt lagrar dem med minskad åtkomst för att kunna möta framtida lagstadgade krav. Vi genomför regelbundet systematiska kontroller för att fastställa när personuppgifter ska raderas/gallras.

Eftersom vi behandlar dina personuppgifter för olika ändamål kommer den tid som dina uppgifter faktiskt sparas att variera beroende på omständigheterna.

Hur skyddar vi dina uppgifter?

Det är mycket viktigt för oss att skydda dina personuppgifter. Alla personuppgifter som du lämnar till oss lagras på säkra servrar och omfattas av utförliga processer för att skydda dessa från förlust, missbruk, obehörig åtkomst, ändringar, avslöjanden eller förstöring.

För att du ska känna dig så trygg så har vi rutiner på plats för att hantera eventuella incidenter och begränsa de negativa effekterna av en sådan så snabbt och effektivt som det är möjligt.

Om du vill veta mer om dessa skyddsåtgärder är du välkommen att kontakta oss via kontaktuppgifterna längst ner i denna policy.
Igen så ber vi att du är specifik vid eventuell begäran så att vi kan möta din förfrågan.

Hur får du tillgång till dina uppgifter?

Du har följande rättigheter:

• Rätt till tillgång till dina personuppgifter: Du har rätt att få veta att vi behandlar dina personuppgifter och i sådana fall, att få tillgång till personuppgifterna och informationen.
• Rätt till rättelse: Om du anser att personuppgifter som vi behandlar om dig är felaktiga har du rätt att kräva att vi rättar dem
• Rätt till radering av personuppgifter (rätt att bli bortglömd): Under vissa omständigheter, t.ex. om dina personuppgifter har behandlats på ett olagligt sätt eller om du har återkallat ett samtycke du tidigare lämnat (om personuppgiftsbehandlingen stöder sig på samtycke) har du rätt att kräva att vi raderar dina personuppgifter
• Rätt till begränsning av behandling: Under vissa omständigheter, t.ex. om du bestrider att dina personuppgifter är riktiga eller om du invänder mot att vi har ett berättigat intresse att behandla dina personuppgifter, har du rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till dess att en lösning har hittats
• Rätt att göra invändningar mot behandlingen: Under vissa omständigheter, t.ex. om du ifrågasätter att vi har ett berättigat intresse att behandla dina personuppgifter, har du rätt att invända mot behandlingen av skäl som hänför sig till din specifika situation
• Rätt till dataportabilitet: Om behandling av dina personuppgifter sker automatiserat med stöd av samtycke från dig eller för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal med dig har du rätt att kräva att få ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format för att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig
• Rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet: Du har rätt att inge klagomål angående vår behandling av dina personuppgifter till den behöriga tillsynsmyndigheten

Om vår behandling av dina personuppgifter sker med stöd av samtycke från dig har du rätt att återkalla ditt samtycke när som helst (detta påverkar dock inte den behandling som skett med stöd av ditt samtycke innan det återkallades) genom att kontakta oss. För att kunna möta din förfrågan ber vi att du antingen:
A) tar kontakt med den verksamhet eller motsvarande du vill ta tillbaka ditt samtycke från
eller
B) tar kontakt med oss genom uppgifterna nedan. Vi ber att du är specifik med vad samtycket gällde och vilken verksamhet det avser.
I händelse av att du önskar göra anspråk på din rättigheter och för att då kunna tillgodose dina önskemål ber vi dig att ange fullständiga uppgifter och också ange i vilket sammanhang du lämnat uppgifter till Förenade Service. Detta eftersom vi utan denna information saknar möjlighet att kontrollera, rätta eller radera uppgifter.
Vi ber dig kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan om du vill använda någon eller några av dina rättigheter.

Vi kommer att återkomma med bekräftelse att vi mottagit din förfrågan inom 14 dagar från det din förfrågan inkommit och återkomma med när du kan förvänta dig att detta är klart.

Ändringar in denna integritetspolicy

Eftersom vi arbetar med hur vi behandlar och hanterar personuppgifter samt utvecklar och arbetar med detta arbete systematiskt så kan vi då och då behöva göra ändringar i vår integritetspolicy.

På grund av detta så ber vi att du regelbundet går in på vår hemsida och läser igenom denna policy.

När vi gör ändringar i integritetspolicyn publicerar vi ändringarna här.

Om det rör sig om betydande ändringar kommer vi också att meddela dig på ett tydligare sätt, t.ex. genom att skicka e-post till dig. Vi kommer då även informera dig om vilka åtgärder du kan vidta till följd av dessa ändringar och vilka eventuella val i samband med detta du har utifrån vilken tjänst du erhåller genom ditt avtal/samarbete med Förenade Care.

Vi kommer också arkivera tidigare versioner av denna integritetspolicy så att du kan gå tillbaka och se över vilka ändringar som gjorts tidigare.

Vi uppskattar alla frågor, anmärkningar och krav rörande denna integritetspolicy, vilka kan skickas her

GDPR-kontakt

Thorbjørn Eriksen
Dataskyddsombud/DPO
Forenede A/S
Skicka e-post her